Forretningsorden for bestyrelsen i Kvindernes Bygnings Fond

I henhold til vedtægternes § 5, stk 1 fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og gemmes.

Denne forretningsorden er godkendt på bestyrelsens møde d. 24. juli 2012.

§ 1

Bestyrelsen konstituerer sig med formand og eventuelt øvrige poster, som bestyrelsen finder nødvendige, herunder hvem der kan tegne fonden i bankforretninger.

Bestyrelsens medlemmer har et fælles ansvar for, at bestyrelsen løser sine opgaver effektivt.

§ 2

Suppleanten kan deltage i bestyrelsens møder under samme vilkår som bestyrelsesmedlemmerne, dog har suppleanten ikke stemmeret.

§ 3

Bestyrelsen drager omsorg for, at der føres et beslutningsreferat af bestyrelsens møder.
Referatet udsendes til bestyrelsen efter formandens godkendelse efter mødet. Det udsendte referat fra bestyrelsesmøderne anses for godkendt, medmindre der fremsættes indsigelser/bemærkninger/ændringsforslag senest 14 dage efter udsendelsen.

Referatet er fortroligt, indtil det er godkendt af bestyrelsens medlemmer. Det godkendte referat underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, der var tilstede på mødet, og arkiveres.

Bestyrelsen beslutter hvilke personer, der skal have tilsendt referater.

§ 4

Bestyrelsens møder fastsættes normalt for en periode af 6 måneder, men derudover kan der i fornødent omfang aftales ekstraordinære møder med rimeligt varsel.

Formanden har ansvar for at indkalde til bestyrelsens møder med angivelse af dagsorden samt nødvendige baggrundspapirer. Indkaldelse skal udsendes senest 1 uge før mødet.

Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan kun behandles, hvis alle bestyrelsesmedlemmer er til stede og samtykker heri.

§ 5

Bestyrelsen er i følge vedtægternes § 5, stk. 3 beslutningsdygtig, når 3 af dens medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpelt flertal.

Alle beslutninger træffes ved afstemning, såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker det. Hvis et bestyrelsesmedlem kræver det, skal der foretages skriftlig afstemning.

Bestyrelsen kan i særlige tilfælde, hvor formanden finder, at et bestyrelsesmøde ikke kan afventes, træffes beslutning telefonisk, ved e-mail, ved telefax eller ved brev. Beslutningen indføres i referatet af det efterfølgende møde.

§ 6

Et bestyrelsesmedlem skal omgående underrette bestyrelsen, hvis hun har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sager på dagsordenen, jævnfør vedtægternes § 5, stk 4.

§ 7

Bestyrelsen vælger selv revisor, der skal være en statsautoriseret eller registreret revisor.
Bestyrelsen skal gennemgå enhver indførelse i revisionsprotokollen, og hvert medlem skal med sin underskrift bekræfte at have læst den.

§ 8

Bestyrelsen udarbejder hvert år inden årets udgang budget for det efterfølgende år. Bestyrelsen drager omsorg for, at budgetrammerne ikke overskrides uden dens samtykke.

§ 9

Bestyrelsen udarbejder særskilt uddelingspolitik med regler for udbetaling og afregning af tilskud. Fondens uddelingspolitik offentliggøres på fondens hjemmeside, således at det klart fremgår, hvad fonden støtter og ikke støtter.

§ 10

Bestyrelsens medlemmer skal opbevare alt fortroligt materiale på forsvarlig vis.

§ 11

Bestyrelsens formand har som særlige pligter

  • At sørge for, at formaliteter vedrørende vedtægter, referater og protokoller er i orden.
  • At sørge for, at bestyrelsen får lejlighed til at tage stilling til de væsentligste forhold vedrørende fonden, herunder godkender alle uddelinger samt placering af midler
  • At sørge for, at bestyrelsens beslutninger føres ud i livet.
  • At sørge for, at der aflægge rapport for Fondens virksomhed på det årlige repræsentantskabsmøde i Kvindernes Bygning.